Hinweisgebersystem

Gesetze, Regeln und interne Vorgaben einzuhalten hat für den Volkswagen Konzern höchste Priorität. Das gilt selbstverständlich auch für die Volkswagen Finanzdienstleistungen. Denn nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.

Dafür bedarf es der Aufmerksamkeit aller sowie ihrer Bereitschaft, bei konkreten Anhaltspunkten auf mögliche Schwere Regelverstöße hinzuweisen. Auch auf entsprechende Hinweise von Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten legen wir Wert. Hinweise an das Hinweisgebersystem können jederzeit und in jeder Sprache abgegeben werden.

Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber, Betroffene und Mitarbeitenden, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.  Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Schweren Regelverstoß eingeleitet. Die Ermittlungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen, schnellen und vertraulichen Prozess bearbeitet.

Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern, keine Maßnahme zu ergreifen, im anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. 

Sie haben ein Anliegen oder Feedback, das ein VW FS Produkt oder eine Dienstleistung betrifft?

Bitten wenden Sie sich bei Fragen zu Ihrem Vertrag oder sonstigen Dienstleistungen der VW FS oder unserer Geschäftspartner (z.B. Autohäuser, Werkstätten) an unseren Kundenservice:

Kundenservice und Kontakt | Volkswagen Bank (vwfs.de)

Wir bitten um Ihr Verständnis dafür, dass das Hinweisgebersystem bedauerlicherweise keine Kundenanliegen annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten kann.

Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

Finden Sie weitere Informationen über die Verfahrensgrundsätze des Beschwerdemechanismus des Volkswagen Konzerns hier.

Damit Ihr Hinweis, den Sie an das Aufklärungsbüro richten, angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

• Wer?
• Was?
• Wann?
• Wie?
• Wo?

Neben den Juristen des Zentralen Aufklärungs-Office hat der Volkswagen Konzern externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) als neutrale Mittler im Einsatz. Die Ombudsleute nehmen als Vertrauensanwälte Hinweise auf mögliche Schwere Regelverstöße entgegen und prüfen, ob diese plausibel und stichhaltig sind.

Bei Bedarf und Kenntnis der Identität des Hinweisgebers halten sie Rücksprache mit diesem. Schließlich leiten Sie sämtliche Informationen, in dem mit dem Hinweisgeber besprochenen Umfang, an das Aufklärungs-Office zur weiteren Bearbeitung weiter. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt und der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er dem Unternehmen gegenüber seine Identität wahren will oder nicht. Die bestellten Ombudsleute stellen sicher, dass Hinweise von Hinweisgebern, die nicht durch das Unternehmen identifiziert werden möchten, anonymisiert an das  Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.

Mehr Informationen und alle Meldekanäle der Ombudsleute finden Sie unter dem folgenden Link: http://ombudsleute-der-volkswagen-ag.de/

Fragen hinsichtlich des Hinweisgebersystems bei Volkswagen Financial Services beantwortet auch gern unser Compliance Officer per E-Mail unter compliance@vwfs.com. 

Der unparteiische Compliance Officer informiert und kommuniziert das Hinweisgebersystem vor Ort, indem er die Verbindung der VW FS zum Zentralen Aufklärungs-Office ist. Es stehen Ihnen aber auch die qualifizierten und erfahrenen Kollegen*innen des Zentralen Aufklärungs-Office zur Verfügung.

Darüber hinaus wird der unparteiische Compliance Officer auch dafür sorgen, dass die VW FS die gesetzlichen Vorgaben zum Hinweisgebersystem einhält. 

Wenn Sie im Rahmen einer Untersuchung befragt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, der Rückmeldung an die Ombudsperson als unabhängige Stelle.